Procedura zgłaszania spraw w Zespole Radców Prawnych CM

I. Zgłoszenie sprawy

Zgłoszenie sprawy do Zespołu Radców Prawnych CM odbywa się poprzez zgłoszenie wyłącznie drogą mailową na imienny adres właściwego radcy prawnego oraz na ogólny adres Zespołu:  zrpcm@cm-uj.krakow.pl (w celu rejestracji sprawy).

Zgłoszenie sprawy powinno obejmować

• Zwięzły opis stanu faktycznego oraz zagadnienia podlegającego zaopiniowaniu.
• Wskazanie pracownika z działu merytorycznego odpowiedzianego za prowadzoną sprawę/przygotowanie pisma lub umowy przesłanych do zaopiniowania.
• Wskazanie pracowników konsultujących sprawę z innych działów współpracujących przed skierowaniem sprawy do ZRP CM (np. z Działu Nauki, Działu Spraw Osobowych, Działu Zamówień Publicznych, Specjalisty ds. RODO).
• Przygotowany projekt dokumentu (np. pisma/odpowiedzi/umowy) do zaopiniowania oraz
• Kompletną dokumentację sprawy (np. zawarte umowy do których przygotowywany jest aneks)

Uwagi

• Sprawy dotyczące realizacji projektów, zatrudnienia i zamówień publicznych w pierwszej kolejności należy konsultować z działami merytorycznymi – tj. odpowiednio Działem Nauki CM, Działem Spraw Osobowych CM oraz Działem Zamówień Publicznych. Należy dołączyć pełną korespondencję w danej sprawie.
• Należy dołączyć do wiadomości pełny opis sprawy. Niekompletny opis lub niepełne informacje mogą skutkować brakiem możliwości wydania opinii.
• Termin realizacji sprawy uzależniony jest od stopnia skomplikowania sprawy, przedłożenia przez zgłaszającego kompletnego zestawu dokumentów, konieczności uzyskania dodatkowych informacji i niekiedy także podjęcia dodatkowych czynności i wyjaśnień, a także od realizacji przez radców prawnych działań o charakterze priorytetowym.

Pisma sądowe i urzędowe

W przypadku pism sądowych i urzędowych  informacje powinny być kierowane niezwłocznie po otrzymaniu pisma na adres imienny radcy prawnego prowadzącego sprawę oraz dodatkowo na adres zrpcm@cm-uj.krakow.pl  (w celu rejestracji terminów , przebiegu sprawy , uzupełnienia repertorium ).

Zgłoszenia zbiorcze

W przypadku większej ilości umów składanych do zaparafowania lub analizy w postaci  papierowej należy poprzedzić dostarczenie dokumentów tzw. zgłoszeniem zbiorczym na adres zrpcm@cm-uj.krakow.pl . W treści zgłoszenia należy wpisać numery umów podlegające zaopiniowaniu / strony umowy / przedmiot.

II. Informacja o przyjęciu zgłoszenia

W odpowiedzi na zgłoszenie sprawy nadawca otrzymuje:

Standardową odpowiedź potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia, zawierającą podstawowe informacje, w tym m.in.:

• Wskazanie radcy prawnego zajmującego się sprawą (opiekun sprawy), ewentualnie radców prawnych współpracujących oraz pracownika administracyjnego wspierającego.
• Informację o ewentualnie brakujących dokumentach/ opiniach i innych elementach potrzebnych do wydania opinii lub udzielenia konsultacji (np. projekt pisma do zaopiniowania).

III. Zakończenie Sprawy

Parafowanie dokumentów odbywa się wg zasad określonych w Regulaminie organizacyjnym Uczelni (przed zaparafowaniem dokumentu przez radcę prawnego konieczne są parafy pracowników działów merytorycznych oraz konsultujących sprawę).

Po zakończeniu sprawy radca prawny przesyła informację do osoby, która dokonała zgłoszenia mailowo oraz na adres ogólny Zespołu Radców Prawnych CM  zrpcm@cm-uj.krakow.pl

W informacji o zakończeniu sprawy podaje się informację o możliwości odbioru zaparafowanych dokumentów w ZRP CM (na ul. św. Anny 12) lub informacje do kogo dokumenty zostały przekazane (np. Prorektor ds. CM, Z-ca Kanclerza ds. CM, Z-ca Kwestora ds. CM, Pełnomocnicy).