Procedura zgłaszania spraw w Zespole Radców Prawnych CM

I.Zgłoszenie sprawy

Zgłoszenie sprawy do Zespołu Radców Prawnych CM odbywa się wyłącznie drogą mailową na adres ogólny Zespołu:  zrpcm@cm-uj.krakow.pl .

Zgłoszenie sprawy powinno obejmować

• Zwięzły opis stanu faktycznego oraz zagadnienia podlegającego zaopiniowaniu.
• Wskazanie pracownika z działu merytorycznego odpowiedzianego za prowadzoną sprawę.
• Wskazanie pracowników konsultujących sprawę z innych działów współpracujących przed skierowaniem sprawy do ZRP CM (np. z Działu Nauki, Działu Spraw Osobowych, Działu Zamówień Publicznych, Specjalisty ds. RODO).
• Przygotowany projekt dokumentu (np. pisma/odpowiedzi/umowy) do zaopiniowania.
• Kompletną dokumentację sprawy.

Uwagi

• Sprawy dotyczące realizacji projektów, zatrudnienia i zamówień publicznych w pierwszej kolejności należy konsultować z działami merytorycznymi – tj. odpowiednio Działem Nauki CM, Działem Spraw Osobowych CM oraz Działem Zamówień Publicznych . Należy dołączyć opinie/korespondencję w tej sprawie do zgłoszenia.
• Dokumentację sprawy należy dołączyć do zgłoszenia lub udostępnić (np. za pomocą Sharepoint lub Teams – z linkiem w treści zgłoszenia).
• Należy dołączyć do wiadomości pełną historię korespondencji z działami merytorycznymi.
• Rekomendowane jest zgłaszanie spraw z wyprzedzeniem – co najmniej 7 dni roboczych, a w sprawach pilnych 3 dni robocze.
• Termin realizacji sprawy uzależniony jest od stopnia skomplikowania sprawy, przedłożenia przez zgłaszającego kompletnego zestawu dokumentów, konieczności uzupełnienia informacji faktycznych i niekiedy także podjęcia dodatkowych czynności i wyjaśnień, a także od realizacji przez radców prawnych działań o charakterze priorytetowym.

Pisma sądowe i urzędowe

W przypadku pism sądowych i urzędowych  informacje powinny być kierowane niezwłocznie po otrzymaniu pisma na adres imienny radcy prawnego prowadzącego sprawę oraz na adres zrpcm@cm-uj.krakow.pl 

Zgłoszenia zbiorcze

W przypadku większej ilości umów składanych do zaparafowania lub analizy w postaci  papierowej należy poprzedzić dostarczenie dokumentów tzw. zgłoszeniem zbiorczym na adres zrpcm@cm-uj.krakow.pl . W treści zgłoszenia należy wpisać numery umów podlegające zaopiniowaniu / strony umowy / przedmiot (wg wskazań do rejestracji w Dziale Organizacji i Promocji CM w celu późniejszego ujęcia w Rejestrze Centralnym)

II. Informacja o przyjęciu zgłoszenia

W odpowiedzi na zgłoszenie sprawy nadawca otrzymuje:

Standardową odpowiedź potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia, zawierającą podstawowe informacje, w tym m.in.:

• Wskazanie radcy prawnego zajmującego się sprawą (opiekun sprawy), ewentualnie radców prawnych współpracujących oraz pracownika administracyjnego wspierającego.
• Informację o ewentualnie brakujących dokumentach/ opiniach i innych elementach potrzebnych do wydania opinii lub udzielenia konsultacji (np. projekt pisma do zaopiniowania).
• Nazwę sprawy, która zawierać będzie: [AKRONIM SPRAWY] skróconą treść zagadnienia [Dział Merytoryczny] [wskazanie radcy prawnego – opiekuna sprawy] Nadana nazwa maila nie podlega zmianie w dalszej korespondencji.

III. Zakończenie Sprawy

Parafowanie dokumentów odbywa się wg zasad określonych w Regulaminie organizacyjnym Uczelni (przed zaparafowaniem dokumentu przez radcę prawnego konieczne są parafy pracowników działów merytorycznych oraz konsultujących sprawę).

Po zakończeniu sprawy radca prawny przesyła informację do osoby, która dokonała zgłoszenia mailowo oraz na adres ogólny Zespołu Radców Prawnych CM  zrpcm@cm-uj.krakow.pl

W informacji o zakończeniu sprawy podaje się informację o możliwości odbioru zaparafowanych dokumentów w ZRP CM (na ul. Skawińskiej 8 lub Anny 12) lub informacje do kogo dokumenty zostały przekazane (np. Prorektor ds. CM, Z-ca Kanclerza ds. CM, Z-ca Kwestora ds. CM, Pełnomocnicy).